Gastbeitrag: Wie ein Dokumentenmanagement mein (Arbeits)-leben verändert hat




Home-Office hat mein Leben geändert. Und dafür bin ich dankbar. Die Entscheidung, dass ich von zuhause aus arbeite, fiel mir anfangs nicht leicht. Doch nach der Geburt unserer Tochter wollte und konnte ich nicht 40 Stunden in der Woche im Büro arbeiten. Ich wollte nahe bei meiner Tochter sein, aber dennoch nicht auf die Arbeit verzichten. Die Lösung hieß Home-Office und dank eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) war das kein Problem.

DMS macht einen Unabhängiger

Ich muss zugeben, der Umstieg auf Home-Office fiel mir anfangs sehr schwer. Da waren die vielen netten Kollegen, die ich jetzt nicht mehr sehen würde und da war das leckere Kantinenessen, dass mein Bauch schmerzlich vermissen würde. Aber im Gegensatz dazu bekam ich endlich mehr Freiheiten
Ich konnte meine Arbeit besser einteilen und in diesem Sommer habe ich mit Badehose und eiskaltem Eistee auf meiner Terrasse gearbeitet. Möglich macht diese moderne Form der Büroarbeit ein sog. Dokumentenmanagementsystem, wie es u.a. SER (https://www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html) anbietet.
Mit einem DMS hat man überall auf der Welt Zugang zu Dokumenten, Memos und E-Mails. Wo ich also arbeite, wird immer unbedeutender. Was das DMS allerdings nicht kann, ist der Flurtratsch in der Teeküche. Aber ich bin flexibler und habe auch unterwegs den vollen Zugriff auf meine Daten. Die Arbeit läuft genauso flüssig als wäre ich im Büro. Das ist also dieser digitaler Workflow, von denen alle immer reden.

Im digitalen Workflow liegt die Zukunft!

Ich weiß noch, wie oft ich früher Akten gesucht und nicht gefunden habe. Wie oft wollte ich abends am PC noch etwas bearbeiten und hatte (mal wieder) die Akten nicht zur Hand oder vergessen sie mitzunehmen
Das ganze Chaos ist mit einem DMS passé. Alles ist da, wo es hingehört. Nichts geht verloren und jede Notiz, jede E-Mail und jedes Dokument ist schnell auffindbar. Für mich ist so ein DMS ein Geschenk des Himmels, auch wenn viele Kollegen den Kopf schütteln, wenn ich sage, dass ich durch das Home-Office und dem DMS jederzeit arbeiten kann
Für mich bedeutet das mehr Freiheit, flexible Arbeitszeiten und zwischendurch kann ich mich um meine kleine Tochter kümmern. Keine nervigen Meetings mehr, keine Ablenkung durch laute Telefonate. Ich arbeite viel konzentrierter und effizienter durch so ein DMS. Natürlich heißt das aber auch, dass man sich von dieser Technik abhängig macht. Wenn unsere Internet-Leitung mal nicht funktioniert, dann sitze ich quasi auf dem Trockenen. Aber Gott sei Dank kam das bisher noch nicht vor.

Durch ein DMS ist man organisierter

Würde mein Chef mich nachts wecken (das macht er zum Glück nicht) und nach einem bestimmten Dokument oder einer Rechnung suchen, hätte ich die Datei binnen von Sekunden gefunden. Früher brauchte man dafür den halben Frühling, bis die Akte aus dem Archiv da war. Und glauben Sie mir, mein Chef ist sehr ungeduldig. Wir sparen durch das DMS extrem viel Zeit und können mehr Arbeit in der gleichen Zeit schaffen. Ich schwöre auf das Dokumentenmanagementsystem und während ich diese Zeilen schreibe, beende ich gerade ein Projekt über unser DMS, sitze barfuß auf meiner Terrasse, während die Vögel zwitschern und meine Tochter im Kinderwagen schläft. Und Sie? Wie ist die Luft im Büro denn so?

Vielen Dank an Johannes Brümmer für diesen Gastbeitrag.




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